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Drei Fragen an PRIME. – Prozessbasierte Integration menschlicher Erwartungen in digitalisierten Arbeitswelten

"Drei Fragen an…“ ist ein Kurzinterview-Format, in dem Projekte aus dem Förderschwerpunkt über ihre Arbeit berichten.

Datum 01.02.2021

Damit Organisationen wettbewerbsfähig und attraktiv für Mitarbeiter*innen bleiben, müssen sie ihre Geschäftsmodelle und Arbeitsprozesse kontinuierlich anpassen. Um einen Erfolg in den Prozessveränderungen verzeichnen zu können, ist die Orientierung an den Bedürfnissen und Erwartungen aller Beteiligten essentiell. Gleichzeitig steigen die Ansprüche der Beschäftigten aktiv an Mitbestimmungs- und Gestaltungsmöglichkeiten teilzuhaben.

PRIME. – Prozessbasierte Integration menschlicher Erwartungen in digitalisierten Arbeitswelten

PRIME. betrachtet die Notwendigkeit einer fortschreitenden Anpassung an die Digitalisierung als eine Chance, menschzentrierte Arbeitsprozesse mit einem hohen Anteil interaktiver Arbeit neu zu gestalten. Beschäftigte sollen auf Basis ihrer Erwartungen aktive Mitgestalter*innen ihrer Arbeit werden und Arbeitsprozesse an die individuellen Kompetenzen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden. Mit der Entwicklung der Plattform PROTASTIC wird mit dem Ziel der höheren Arbeitszufriedenheit eine aktive Einbindung aller Beteiligten (Beschäftigte, Kund*innen, Bürger*innen) im Dienstleistungsprozess ermöglicht und die Interaktionsarbeit digital unterstützt sowie verbessert.

1. Auf welche Bereiche und Branchen könnte die Anwendung der Plattform PROTASTIC ausgeweitert werden (außerhalb von Logistik und öffentlicher Verwaltung)?

Grundlage der Plattform PROTASTIC ist eine prozessorientierte Verarbeitungsweise, d.h. Anwendungen sind prozessorientiert gestaltet und werden ebenso verarbeitet. Prozessorientierung bedeutet im Allgemeinen, dass verschiedene Teilnehmer eines Prozesses eine in einzelne Arbeitsschritte aufgeteilte Anwendung wechselseitig bearbeiten. Dabei werden zwischen den Arbeitsschritten typischerweise Daten oder auch physische Gegenstände ausgetauscht. Oftmals ist auch beschrieben, mit welchen Arbeitsmitteln (z.B. IT-Systemen) ein bestimmter Arbeitsschritt bearbeitet werden soll.

(Arbeits-)Prozesse unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Striktheit bzw. Flexibilität, je nachdem welche Perspektive eingenommen wird. Strikte Arbeitsprozesse schreiben oftmals genau vor, welche Person, wann mit welchen Mitteln welche Arbeitsschritte bearbeiten müssen. Den am Prozess beteiligten Personen ist kaum erlaubt, auf diese Vorgaben Einfluss zu nehmen. Solche Prozesstypen sind in manchen Situationen durchaus angebracht, beispielsweise wenn es um das Verrichten sehr formeller Tätigkeiten geht. Hierfür stehen auch gut funktionierende IT-gestützte Prozessmanagementsystem zur Verfügung.

In vielen Anwendungssituationen ist eine Striktheit wie oben beschrieben nicht angebracht. Solche Szenarien leben und profitieren von der Gestaltung und Kreativität der beteiligten Personen. Eine formale Vorgabe von Prozessabläufen ist zum einen nicht möglich, weil zu viele Fallunterscheidungen gemacht werden müssen, und zum anderen nicht angebracht, weil die Beteiligten selbst die Prozessgestaltung vornehmen sollen und auch wollen. Aus dieser Beobachtung lassen sich demnach Bereiche ableiten, in denen die PROTASTIC-Plattform einsetzbar ist. Logistik und öffentliche Verwaltung sind wohl in vielen Fällen prädestiniert für diese Plattform, alle weiteren Anwendungsbereiche, deren Prozesse ebenso flexibel bearbeitet werden sollen, sind aber auch mögliches Anwendungsgebiet der PROTASTIC-Plattform.

2. Wie genau kann die Plattform PROTASTIC bei der Gestaltung menschenzentrierter und flexibler Arbeitsprozesse helfen? Wie kann sie eine Einbindung aller Akteure gewährleisten?

Die PROTASTIC-Plattform unterstützt Arbeitsprozesse, wie sie in der vorherigen Frage charakterisiert worden sind. Diese sind immanent flexibel und zeichnen sich durch eine Zentriertheit auf die beteiligten Personen aus. Hieraus ergeben sich vielfältige Möglichkeiten für die Prozessbeteiligten auf die Gestaltung und Ausführung der Arbeitsprozesse Einfluss zu nehmen. Typischerweise ermöglicht es die PROTASTIC-Plattform den Prozessbeteiligten frei – insofern nicht notwendige Randbedingungen verletzt werden – zu bestimmen, welche Arbeitsschritte von welcher Person zu welchem Zeitpunkt bearbeitet werden. Beispielsweise können beteiligte Personen deklarieren, welche Tätigkeiten sie bevorzugt bearbeiten und welche sie eher ungern übernehmen, oder in welcher Reihenfolge sie einen Arbeitsprozess bearbeiten wollen. Somit setzen sie individuelle Prioritäten, die von der PROTASTIC-Plattform berücksichtigt werden. Insbesondere über eingebaute Feedback-Mechanismen nimmt die PROTASTIC-Plattform solche persönlichen Prioritäten wahr und kann somit personenzentriert Vorgaben für die Prozessarbeit erstellen.


3. Wie und wo äußern sich steigende Ansprüche der Beschäftigten? Wie kann den Beschäftigten mehr Mitgestaltung eingeräumt werden? Welchen Nutzen bringt das für die Organisation?

Das Projektteam hat beobachtet, dass bei „flexiblen“ arbeitsteiligen Prozessen Prozessbeteiligte selbst Einfluss auf die Prozessgestaltung haben wollen. Eine Gängelung der Prozessbeteiligten durch beispielsweise ein IT-System, welches eine Prozessausführung steuert und kontrolliert, wird nicht akzeptiert. Die persönliche Einflussnahme auf die Prozessgestaltung soll aus einem passiven Prozessbeteiligten einen aktiven Teilhaber eines Prozesses machen. Somit kann er/sie seine/ihre Ideen und Erfahrungen aktiv in den Prozess einbringen. Dies führt zum einen sicherlich zu einer höheren Zufriedenheit der Prozessbeteiligten. Zum anderen wird aufgrund einer solchen Partizipation in vielen Fällen auch eine Verbesserung eines Arbeitsprozesses folgen, da er auf diese Weise besser an die Vorlieben und Fähigkeiten der Prozessbeteiligten angepasst werden kann. Hiervon profitieren nicht nur einzelne Prozessbeteiligte, sondern auch die Organisationen, in welche diese Prozessarbeit eingebettet ist.